Descubre cómo optimizar tu cadena de suministro con RFI, RFP y RFQ

JOANNES VERMOREL

A lo largo de los años, Lokad ha ganado notoriedad en la optimización de la cadena de suministro y formamos parte de numerosas solicitudes de información, propuestas y cotizaciones. Agradezco ser considerado en estas iniciativas, pero también quiero destacar las prácticas extrañas que existen en el ámbito del software empresarial.

Recientemente, propuse un enfoque superior en todas las dimensiones en comparación con los convencionales. Hoy, me gustaría hablar sobre algunos elementos extraños y francamente locos que he observado en las solicitudes de propuestas. En resumen, estas solicitudes son cientificismo en acción, imitando una empresa «científica» pero sin ser realmente científicas o racionales.

Las listas de preguntas en las solicitudes de propuestas son largas y absurdas. Son el resultado de un comité que intenta complacer a todos, incluyendo todas las preguntas que se les ocurren. Además, cada vez que se pide a expertos que revisen o mejoren la lista, esta se infla aún más.

Aunque el dicho de que no existe una mala pregunta puede ser válido en una escuela primaria, en el mundo empresarial y de la cadena de suministro, las malas preguntas pueden tener costos en tiempo, atención y compromisos costosos. Identificaré siete de las preguntas más comunes y explicaré sus deficiencias.

• Preguntas perezosas. Ejemplo: ¿La solución sigue las mejores prácticas de seguridad? Estas preguntas simplemente hacen perder el tiempo a todos. Ningún proveedor de software empresarial, en su sano juicio, va a dar una respuesta negativa a una pregunta de este tipo.
• Preguntas estúpidas. Ejemplo: ¿La solución gestiona MOQ (cantidades mínimas de pedido)? Estas preguntas añaden confusión. La gestión de MOQ es trivial; es hacer cualquier tipo de optimización en presencia de MOQ que es difícil.
• Preguntas «inteligentes». Ejemplo: ¿Cómo racionaliza la solución las divergencias de previsión con respecto al plan original en presencia de desabastecimientos? Supongo que estas preguntas (aparentemente precisas, pero en realidad vagas) tienen la intención de impresionar a los colegas, pero simplemente agregan una capa adicional de confusión, que pronto se verá agravada por la respuesta igualmente florida del proveedor de software.
• Preguntas cargadas. Ejemplo: ¿La solución ofrece la posibilidad de gestionar y ajustar los perfiles de estacionalidad? Estas preguntas interfieren con la neutralidad del proceso y plantean preguntas implícitas adicionales. La pregunta de ejemplo implica que la estacionalidad debe abordarse a través de «perfiles» (¿por qué?) y que los usuarios finales deben participar (¿por qué?).
• Preguntas ambiguas. Ejemplo: ¿La solución permite la introducción de KPIs? Este tipo de preguntas exacerba los malentendidos. Lo que constituye un KPI (indicador clave de rendimiento) está en el ojo del espectador; Es poco probable que el proveedor y el cliente compartan los mismos sentimientos en este sentido.
• Preguntas tangenciales. Ejemplo: ¿Puede la solución volver a calcular en tiempo real sus sugerencias de reabastecimiento? Estas consultas sirven para distraer la atención de las cuestiones centrales. La noción de «tiempo real», en el ámbito del software empresarial distribuido, implica discusiones largas y excesivamente técnicas que, en última instancia, son irrelevantes si, para empezar, las cifras de reabastecimiento son basura.
• Preguntas aterradoras. Ejemplo: ¿La solución está certificada como ISO/IEC 27001? Tales preguntas dan ventaja a las partes equivocadas. Las certificaciones, en el software empresarial, dan poder a los organismos certificadores y a su ecosistema, sin hacer absolutamente nada de valor para la empresa cliente.

Es común que las grandes empresas utilicen un enfoque ineficiente al seleccionar proveedores de software empresarial. Las RFP (solicitudes de propuestas) suelen estar llenas de sesgos y errores, lo que dificulta la elección del proveedor correcto. Además, las herramientas de contratación electrónica utilizadas en este proceso suelen ser poco intuitivas y frustrantes.

Es importante reconocer que la forma en que se presenta una RFP puede afectar significativamente la eficacia del proceso de selección. Muchas veces, los ejecutivos delegan esta tarea en gerentes de compras o terceros, quienes pueden tener poca comprensión de las necesidades de la empresa. Esto puede llevar a decisiones equivocadas y a la contratación de proveedores inadecuados.

Algunos argumentan que las RFP son necesarias para prevenir el soborno directo en el proceso de selección. Sin embargo, esto plantea dudas sobre la efectividad de las RFP en la prevención del fraude y si realmente son la mejor opción para preservar la integridad de la empresa.

En mi experiencia en el mundo del software empresarial, he observado que muchos proveedores recompensan a personas influyentes en el proceso de RFP contratándolos más adelante. Para evitar esta práctica, es importante identificar a los vendedores que participan en este juego y prohibir su participación.

En resumen, cuanto más burocrático sea el proceso de selección de proveedores, más vulnerable será a actores maliciosos. Las RFP pueden no ser la solución ideal y su prevalencia en el software empresarial es desconcertante. Es posible que sean más una forma de señalización de virtudes corporativas que una herramienta efectiva para tomar decisiones informadas.

Es importante reflexionar sobre la eficacia de las RFP y buscar alternativas más eficientes y confiables para seleccionar proveedores de software empresarial.

Fuente: www.lokad.com adaptado para SCMThink