Cuatro maneras en que los datos de campo en vivo pueden optimizar la gestión de proyectos

El papel del director del proyecto de construcción no es para los débiles de corazón. They’re los ojos y oídos de todo lo que sucede en un sitio de trabajo y son responsables de mantener el personal de la oficina y otras partes interesadas clave en el bucle. Además, dedican su tiempo a planificar, comparar y gestionar el tiempo y el riesgo, así como a distribuir recursos y gestionar el presupuesto de los proyectos.

Hasta hace poco, ser director de proyecto ha requerido un gran número de procesos de documentación manual que incluyen papel, hojas de cálculo y múltiples tipos de soluciones tecnológicas, lo que ha limitado considerablemente su eficacia. Afortunadamente, la capacidad de tener y compartir datos de campo en vivo cambia todo eso. Los datos de campo en vivo dan a los directores de proyecto la capacidad de aligerar su carga de trabajo de gestión de datos y centrarse más en los elementos humanos de sus proyectos, ampliando su huella geográfica y dándoles la capacidad de aumentar su productividad general del proyecto.

Estas son cuatro áreas clave donde los datos de campo en vivo pueden exponer el riesgo, compartir información y mejorar la eficiencia del proyecto.

Conocimiento en tiempo real

Los gerentes de proyecto que confían en compartir información en papel o en persona están teniendo dificultades. Antes de COVID-19, los gerentes de proyecto a menudo se retrasaban la transferencia de datos de campo a la oficina. Ahora, con tantos empleados de oficina trabajando de forma remota, el tiempo de retraso ha aumentado a medida que las empresas no tienen una ubicación central de la oficina a la que entregar los datos. Este retraso es una de las razones por las que es tan imperativo que las empresas tomen medidas para garantizar que los datos se puedan recopilar y distribuir con solo hacer clic en un botón.

Las soluciones de datos de campo en vivo ofrecen soporte como seguimiento de tiempo basado en la nube, seguimiento de equipos, formularios móviles con archivos adjuntos de fotos o vídeo, seguimiento del progreso e integración con sistemas empresariales y de nómina. Armados con estas herramientas, los gerentes de proyectos pueden tener el dedo en el pulso de lo que está sucediendo en el campo y tomar medidas correctivas si es necesario sin estar físicamente en el lugar de trabajo. Al eliminar los retrasos de las horas laborales y los informes de progreso, los gerentes de proyecto pueden realizar rápidamente ajustes en los empleados y las ubicaciones de equipos para llenar los vacíos, ya sea que estén en el sitio de trabajo o no. Todos los empleados pueden acceder cómodamente a soluciones basadas en la nube a través de teléfonos inteligentes, tabletas y otros dispositivos. Incluso cuando los empleados de campo trabajan en ubicaciones remotas sin servicio, los datos de campo en vivo continúan recogiéndolos sin conexión a medida que se realiza el trabajo para que los datos se puedan compartir y sincronizar posteriormente con la solución de plataforma en la nube una vez que el dispositivo vuelve al servicio.

Las plataformas de datos de campo en vivo aumentan drásticamente la precisión de los datos de campo recopilados porque se recopilan en tiempo real y luego se integran de nuevo en los otros sistemas de software de la empresa. Esto elimina la entrada manual de datos, los errores de clave y la reasignación de costes de trabajo, y conecta el administrador del proyecto con el progreso de los empleados. Con la recopilación de datos optimizada y completamente digitalizada, los informes de resultados finales en el ERP son precisos. Con los datos de campo en vivo, los administradores de proyectos pueden tener confianza en los informes de estado de su proyecto y dedicar más tiempo a analizar cómo administrar el proyecto a la rentabilidad en lugar de dedicar todo su tiempo manualmente, después de la recopilación y entrada de datos de hechos.

Gestión laboral

Los costos laborales suelen ser la categoría de gastos variables más grande para un proyecto de construcción, lo que a menudo lo convierte en uno de los riesgos más significativos para los sobrecostes. Dado que la falta de mano de obra calificada sigue siendo uno de los principales problemas en 2020 para la industria de la construcción, estos recursos son preciosos y necesitan ser utilizados plenamente.

Cuando no está físicamente en el lugar de trabajo, un gerente de proyecto no tiene una manera confiable de asegurarse de que los empleados estaban realmente en el sitio de trabajo realizando trabajo o estaban en la calle desayunando. Tampoco sabrían con certeza si los empleados están enviando un día completo de trabajo en sus tarjetas de tiempo o evren para sus amigos en la tripulación en ocasiones que dejan el lugar de trabajo temprano para el día. Esto puede ser un factor de riesgo sustancial cuando hay horas de trabajo reportadas sin ningún resultado real como los ejemplos anteriores. Esto también puede conducir a horas extras artificiales en un proyecto y aumentar drásticamente los costos generales de mano de obra.

Los gerentes de proyectos a menudo tienen dificultades para realizar un seguimiento de las horas de trabajo y las tareas, especialmente a medida que aumenta el número de sitios de trabajo. La pérdida de productividad, si no se rastrea y mitiga, puede fácilmente salirse de control en cualquier proyecto, destruyendo beneficios y erosionando la satisfacción del cliente.

Poner la tecnología en manos de todos los trabajadores, capataz y supervisor no es complicado. De hecho, es tan simple como tenerlos usar una aplicación en su teléfono inteligente. El reconocimiento facial y el seguimiento GPS con geofencing permiten a los gerentes de proyecto saber dónde está el empleado y que el empleado adecuado está registrando dentro y fuera. Los gerentes de proyecto y supervisores en el campo pueden ser alertados cuando el reloj de los empleados entra o sale cuando las fotos de punzonado no coinciden con su foto de perfil o cuando están fuera de la geocerca del sitio de trabajo como está sucediendo. Con los datos de campo en vivo, un administrador de proyectos puede recibir informes regulares de horas de trabajo sobre cada código de costo, lo que les permite realizar un seguimiento fácil del tiempo y la productividad de los empleados, lo que les permite evitar retrasos que se derivan de datos inexactos o retenidos.

Los datos de campo en vivo también automatizan la integración de los datos recopilados dentro y desde el ERP, lo que garantiza que los nuevos códigos de coste, proyectos o nuevos empleados se sincronicen automáticamente con la aplicación de recopilación de datos. Esto permite a los empleados de campo introducir con precisión su tiempo y asignarlo al código de coste o proyecto correcto en tiempo real para el administrador del proyecto sin trabajo adicional para el administrador del proyecto.

Asignación de equipos

Los proyectos de construcción se basan en la optimización de los equipos de la empresa. Sin datos de campo en vivo para saber quién tiene qué pieza de equipo y a qué proyecto está asignado, puede ser difícil conseguir que los empleados el equipo adecuado para realizar su trabajo de forma segura y eficiente. Los empleados en el campo y los supervisores pierden el tiempo haciendo llamadas telefónicas innecesarias, enviando mensajes de texto y correos electrónicos adicionales para localizar el equipo adecuado, o a veces los gerentes de proyecto alquilan artículos innecesarios cuando no pueden localizar el equipo de propiedad adecuada.

Estas ineficiencias pueden parecer pequeñas, pero los problemas sistemáticos de recursos suman grandes costos a lo largo de la vida de un proyecto. Los datos de campo en vivo dan a los administradores de proyectos una visibilidad precisa en tiempo real del inventario, la asignación y el uso de equipos. Los administradores de proyectos pueden planificar proactivamente nuevas compras o alquileres de equipos en función del uso real de activos o programar reparaciones basadas en solicitudes de mantenimiento a través de la aplicación móvil. También verán qué equipo está infrautilizado o sobreutilizado.

Los progresos en la producción realizados por los trabajadores pueden ser vistos en tiempo real, dando flexibilidad para reasignar personal a los lugares que mejor pueden aprovechar sus fortalezas. Estos tipos de información les permiten tomar medidas, como equilibrar el uso del equipo para ampliar el ciclo de vida útil del activo y reducir los costos de reemplazo de activos. O gestionar adecuadamente la fuerza de trabajo para evitar horas extras innecesarias. La distribución adecuada se asegura de que la herramienta correcta esté en el lugar correcto en el momento adecuado para que los trabajadores puedan seguir progresando sin retrasos.

Comunicación de las partes interesadas

La comunicación desde el campo a la oficina puede ser tan difícil si no más difícil que en todo el sitio de trabajo. En un alto nivel, las partes interesadas internas y externas quieren saber si el proyecto está a tiempo, dentro del presupuesto y si existen riesgos futuros potenciales. Para que un administrador de proyectos tenga este tipo de visibilidad, necesita acceso a datos de campo en vivo que muestren informes diarios de registro, horas de trabajo, cantidades completadas por código de costo e informes de seguridad completados. Es un desafío para los administradores de proyectos con recopilación y procesamiento manual de datos tener este nivel de visibilidad.

Desde una perspectiva de gestión de proyectos, los datos de campo en vivo han cambiado por completo el juego. Los supervisores de campo comunican claramente el estado diario del proyecto utilizando formularios móviles con fotos adjuntas con marcas y las envían automáticamente a los directores de proyecto. Los administradores de proyectos ya no tienen que compilar los informes diarios de registro de varios formularios en papel, al tiempo que tienen que excavar varios correos electrónicos con archivos adjuntos de fotos para asegurarse de que están utilizando las fotos correctas para comunicar con precisión el estado actual del proyecto en las reuniones de estado del proyecto. Las partes interesadas internas y externas a su vez recibirán informes de registro diarios en tiempo real sin aumentar la carga de trabajo del administrador del proyecto. A continuación, el director del proyecto puede analizar el informe diario de registro en las reuniones de estado del proyecto con propietarios y desarrolladores o las partes interesadas clave del proyecto interno en función de datos precisos del campo en vivo.

En proyectos más pequeños, los formularios móviles con datos de campo en vivo y fotos incrustadas con marcas y anotaciones pueden eliminar la necesidad de gestores de proyectos adicionales porque los informes de registro diarios automatizados comunican el estado del proyecto de forma más completa y precisa. Para un ejemplo del mundo real, un contratista eléctrico de Carolina del Norte que utiliza formularios digitales en vivo con fotos e integraciones de video encontró que los formularios móviles ricos en medios en tiempo real transfirieron información de estado del proyecto de manera más precisa, efectiva y eficiente que la contratación de gerentes de proyectos adicionales. Los datos de campo en vivo ampliaron la eficacia de cada director de proyecto y mantuvieron los resultados de la empresa.

Los proyectos de construcción requieren una amplia planificación y gestión para ser ejecutados adecuadamente desde la licitación hasta la finalización. Decir que los directores de proyectos tienen las manos llenas sería un eufemismo. Los datos de campo en vivo han cambiado el enfoque de los administradores de proyectos, desde recopilar y registrar datos hasta revisarlos y analizarlos. Los días de vuelo ciego o en datos que tienen semanas o meses de antigüedad es cosa del pasado. Tener los datos inmediatamente disponibles a medida que se completan las tareas puede llevar a un proyecto de ser completamente difícil de manejar a administrar eficazmente. Las soluciones de datos de campo en vivo dan a los administradores de proyectos las herramientas que necesitan para aumentar el seguimiento crítico de datos, los informes y la productividad.

Fuente: www.supplychainbrain.com – http://ow.ly/l0Zz30rCJK7

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